DYS yazışmalarında sıkça karşılaşılan sorunlar ve dikkat edilecek hususlar şöyledir:

- Örnek şablonlardan bazıları aşağıda verilmiştir. Yazışmaların örnekler incelenerek yapılması gerekmektedir.

- Okullarımızın aldıkları izin olurlarının tamamının dağıtım olarak müdürlüğümüze gönderildiği görülmektedir, fakat müdürlüğümüze yalnızca müdür izin ve vekalet olurları gönderilmelidir. Diğer personellerin izin olurlarının dağıtım olarak müdürlüğümüze gönderilmemesi gerekmektedir.

- Onay yazılarının ilçe milli eğitim müdürüne onaya sunulmadan önce okul müdürü, ilgili birim şefi ve şube müdürünün de onayına sunulması gerekmektedir. İzin ve vekalet onaylarında aşağıdaki şablonda gösterildiği şekilde evrak üzerinde şube müdürünün de uygun görüş yazısı ve ismi bulunmalıdır.

- Yazışmalarda onay listesi ile dağıtım birimleri listesinin birbirine karıştırıldığı gözlenmektedir. Onay listesi, evrakı imzalayacak kişilerin belirlendiği bölümdür. Evrak bu belirlenen kişilere sırayla onaya sunulur. Son amir onayladıktan sonra evrak, oluşturan kişiye son kontrol ve gönderimin yapılması için geri döner. Evrak, bu aşamada "evrakı gönder" butonuna basılırsa daha önceden belirlenmiş dağıtım birim(ler)ine sistem üzerinden gönderilir.

- Sistem, onay listesindeki son amirin adını ve ünvanının evrak üzerinde doğru olarak yazıldığını kontrol eder. Bu kontrolde isim soyismin doğruluğu, soyadının büyük harfle yazıldığı ve ünvanın doğruluğu kontrol edilir. ("İlçe Milli Eğitim Müdürü" ünvanının "Milli Eğitim Müdürü" şeklinde yazılması da hataya neden olur.)

- Giden evrak oluşturma ve akış başlatma menüsünden yeni akış başlatırken kelime işlemciyi aç seçeneğinin yanındaki "Yazışma" ve "Olur Yazısı" seçenekleri evrakın özelliğine göre doğru olarak seçilmelidir. Olur yazısı seçeneğinde evrakın alt kısmında sistem tarafından oluşturulacak olan parantez içindeki ... şeklindeki kısma en son amir onayladıktan sonra tarih otomatik olarak eklenir ve bu kısıma müdahale edilirse sistem ilk onaylayacak olan kişide hata verir.

- Kelime işlemciyi aç seçeneğiyle açılan uyap doküman editörü penceresindeki kurum başlığı ve sayı satırı kuruma özeldir. Başka şablonlardan veya örneklerden kopyalama yaparken bu kısma müdahale edilmemesi, kurumların kendi şablonlarını oluştururken bu hususa dikkat etmesi önemlidir. Sistem, sayı satırındaki parantez içindeki ... şeklindeki kısımlara onay listesindeki son amir imzaladığı zaman otomatik olarak sayı ve tarih verir. Bu kısımlara müdahale edildiği zaman sistem ilk onaylayacak kişide hata uyarısı verir.

- Personel izinleri müdür onayına sunulurken mutlaka izin talep dilekçesinin de onaya eklenmesi gerekmektedir. İzin talep dilekçesi kurum tarafından birim gelen evrak kayıt kullanıcısı rolü ile sisteme taranıp eklenecek, ilgili idari personele müdür tarafından gereği için havale edilecek, ilgili idari personel de sisteme kayıt işlemini tamamlayacaktır. İzin talep dilekçesi onaya ek olarak eklenirken diskten ekle seçeneği kullanılmayacak, ekle seçeneği ile sistem üzerinde kayıtlı olan gelen evrak numarasıyla eklenecektir. Evrakın sistem üzerinden numarasıyla eklenebilmesi için mutlaka kayıt işleminin tamamlanması, hiçbir personelin aktif iş listesinde bulunmaması gerekmektedir. Aksi halde evrak sayısıyla arandığı zaman bulunamamaktadır.

- İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü´ne gönderilecek evraklar dağıtım listesinde yalnızca Fethiye İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü seçilerek gönderilmelidir. Müdürlük alt birimleri direkt olarak hiç bir zaman seçilmemelidir. Fethiye İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü´ne gönderilen evraklar evrak kayıt personelleri vasıtasıyla ilgili birimlere yönlendirilmektedir. Birimler direkt olarak seçilerek gönderilirse evrak, evrak kayıda girmeden gittiğinden ileride yapılacak olan sorgulamalarda bulunamamaktadır.

- Sporcu izinleri ve yarışmalar ile temel eğitim birimi ilgilenmektedir. Bu evrakların onay işlemlerinde bölüm şefinin ya da ilgili personelin de evrak kontrolü için onay listesine eklenmesi gerekmektedir. Onay listesine eklenecek personelin izinli olma ihtimaline karşı mutlaka birim dahili numaralarından görüşülüp bilgi alınması-verilmesi gerekmektedir. İzinde olan personele onaya gönderilen evraklar gecikmelere yol açabilir.

- Güncel birim personelleri ve dahili telefon numaraları fethiye.meb.gov.tr sitesinde üst menüdeki müdürlük ve dahili telefonlar bağlantısından öğrenilebilir.

- Okul gezileri ile ilgili birim Ortaöğretim Birimidir. Gezilerle ilgili yazışmaları yaparken mutlaka ilgili birimle görüşülmeli, yazışmalar ve kullanılacak şablonlarla ilgili bilgi alınmalıdır.

- Hatalı girilen şifreden dolayı bloke olan kartlar kamusm.gov.tr sitesinden online işlemler-nitelikli elektronik sertifika işlemleri bağlantısıyla kilit çözme butonundan sertifika sahibi tarafından yeni şifre oluşturmak suretiyle kullanıma açılabilir. Bu işlem java tabanlı bir uygulama vasıtasıyla yapıldığından yalnızca internet explorer ile çalışmaktadır. Sistemde yüklü olan java sürümü ve kart sürücülerindeki bazı aksaklıklardan dolayı bu işlem bazı bilgisayarlarda yapılamamaktadır. Başka bilgisayarlarda da denenip sonuç alınamadığı takdirde 0252 6141037-112 no´lu dahili telefondan DYS yöneticisi Ahmet Özgür GÖKALP´e ulaşılabilir.

- Alınan izin ve vekaletlerin sisteme işlenebilmesi için evrakın dağıtım listesine mutlaka Fethiye İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü eklenecektir. Müdürlüğe dys üzerinden ulaşan evraklar evrak kayıt personellerimiz vasıtasıyla DYS üzerinden görevlendirme yapılması için DYS yöneticisine ve kayıt için ilgili birime yönlendirilmektedir. DYS üzerinden müdürlüğümüze gönderilmeyen evraklarla ilgili sözlü olarak DYS görevlendirmesi yapılamamaktadır. Ayrıca gönderilen evraklar üzerindeki elektronik imzalar da kontrol edilmektedir. Bazı olurların yalnızca okul müdürünün imzasıyla gönderildiği zaman zaman görülmektedir. Bu evraklarla ilgili görevlendirme işlemi yapılamamaktadır.

- İzin olur ve yazıları öncelikle kurumun bağlı olduğu genel müdürlük temsilcisi birim şefine (telefonla ilgili birimden teyit alınmalı), ardından ilgili şube müdürüne, daha sonra İlçe Milli Eğitim Müdürü´nün onayına sunulmalıdır.

- Açıklamalardaki hususlara dikkat edilmesine rağmen yaşanan sorunlarda DYS sorumlusu Ahmet Özgür GÖKALP ile 112 no´lu dahili telefondan irtibata geçilip üst menüde yer alan DYS/Uzaktan Yardım - Uzaktan teknik destek bağlantısıyla uzak masaüstü bağlantısı kurulup yardım talep edilebilir.

 

 

DYS yazışmalarında kullanılacak olan örnek şablonlar:

Aylıksız İzin Örneği

Mazeret İzni Örneği

Müdür izin ve vekalet oluru